GREEN MAAKT EFFICIENCYSLAG MET YARDI VOYAGER

Vanaf 1 januari 2016 is het helemaal ingericht en gebruiksklaar: Yardi Voyager, een volledig geïntegreerd platform, waarmee GREEN haar complete portefeuille kan beheren en de financiële administratie bijhoudt. Yardi Voyager is helemaal op maat ontwikkeld voor de vastgoedmarkt. De implementatie bij GREEN startte begin juni en loopt tot en met eind december van dit jaar. GREEN’s financieel directeur Robert Jan van Hamersveld en Jaco Poldervaart van Yardi lichten toe welke voordelen de aanschaf van Yardi Voyager het bedrijf bieden.

“Yardi is een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) dat alle primaire en secundaire processen in het vastgoed ondersteunt”, legt Robert Jan uit. “Tot op heden gebruikten we verschillende systemen voor de boekhouding, huuradministratie, budgetteren en forecasten; nu zit dat allemaal in één platform.”

REFERENTIEBEZOEKEN DOORSLAGGEVEND
GREEN doorliep een uitgebreid selectietraject om tot de keuze voor Yardi te komen. Dat begon met het opstellen van een eisen- en wensenlijst. Robert Jan: “We wilden een integrale oplossing, een pakket dat zich bewezen had en speciaal voor de vastgoedmarkt was geschreven. En het moest een standaardpakket zijn, geen maatwerk waar we zelf nog veel aan moesten ontwikkelen. Zo kwamen we op een shortlist van programma’s die het best voldeden aan onze eisen. Doorslaggevend waren de referentie bezoeken die we aflegden bij soortgelijke beleggers in vastgoed als GREEN.”

Jaco voegt daaraan toe: “De software draait op een server, waar alle medewerkers toegang toe hebben, ook als ze op locatie zijn. Yardi biedt met Voyager een bewezen oplossing. Het is een Amerikaans bedrijf, dat alleen maar software ontwikkelt en verkoopt voor de vastgoedindustrie; ze bestaan al 30 jaar. Met Yardi Voyager kiest GREEN voor een grote stap voorwaarts, meer zekerheid, een nieuwe technologie en nieuwe mogelijkheden. Ze maken zo echt een stap in de toekomst.”

Yardi Voyager biedt de complete functionaliteit voor het voeren van de boekhouding, commercieel en technisch management en het ontwikkelen van nieuwe panden. De inkomende en uitgaande facturatie wordt helemaal gedigitaliseerd en alle workflows kunnen worden vastgelegd. GREEN kan met Voyager de gegevens van alle panden en huurders prognosticeren, ze kunnen budgetten maken en uitgebreide rapportages. Ook kan GREEN intern het rendement van panden in de gaten houden en alle belangrijke ratio’s. “Het maakt de organisatie beter bestuurbaar: je kunt beter sturen op rendement, efficiënter werken enrisico’s beter inschatten,” voegt Robert Jan toe.

GEFASEERDE IMPLEMENTATIE
De implementatie van het pakket startte begin juni 2015 en zeven maanden later, op 1 januari 2016, moet de eerste fase van het programma gebruiksklaar zijn. Robert Jan: “In het begin van het traject gaat het dan nog niet om de software. Je richt je dan op het herontwerpen van de primaire en secundaire processen: waar liggen taken en verantwoordelijkheden? Omdat je alle stappen in het proces gaat vastleggen, word je een hele transparante en efficiënte organisatie. Tijdens een dergelijke implementatie kijk je ook goed naar je eigen organisatie om te kijken of zaken niet slimmer, beter, sneller en goedkoper kunnen.”

“De implementatie is gefaseerd opgebouwd”, vult Jaco aan. “De consultants en projectmanagers van Yardi zitten bij GREEN en bespreken, beschrijven en implementeren in nauwe samenwerking met mensen van GREEN steeds een klein stukje van de functionaliteit en trainen daarna direct de mensen die ermee werken. Die kunnen met dat deel al aan de slag. Bijvoorbeeld kan het dan gaan om het onderdeel huurcontracten. Als alle onderdelen klaar zijn, is iedereen ook direct getraind en volledig operationeel. Dan hebben ze ons niet meer nodig.”

Het systeem ondersteunt workflows. Bijvoorbeeld: een huurder heeft een probleem in het pand en maakt daar melding van. Dan moet een technische man ernaar toe om het probleem op te lossen. Dat moet weer gereed gemeld worden en betaald. Dat hele proces vanaf klachtenmelding tot en met betaling van de factuur wordt door het systeem gevolgd en opgezet.

GREEN koos voor afname van de software via het Cloud-model. De software draait op de datacenters van Yardi. Hierdoor kunnen medewerkers van GREEN, ook
als ze onderweg zijn of op locatie, altijd bij alle gegevens. Iedereen maakt gebruik van zelfde data en kan 24/7 inloggen op het systeem en aan het werk. Bijvoorbeeld kunnen ze op hun iPad alle kenmerken van een pand of de huurprijs van een winkelruimte opzoeken.

TOEKOMSTPERSPECTIEF
Vanaf 2016 is het pakket volledig te gebruiken. Daarna zijn er nog wel additionele modules mogelijk. Jaco: “Op termijn kan GREEN kiezen voor een huurdersportal, waarbij huurders alle documenten in het systeem rechtstreeks kunnen benaderen. Daarmee verlaag je het aantal verzoeken om kopieën van een factuur, een indexatiebrief of servicekostenafrekening: die kunnen huurders dan immers zelf allemaal via de portal opvragen. Ook kunnen ze daar storingsmeldingen indienen en direct volgen. Een tweede optie kan een leveranciersportal zijn, waarbij leveranciers rechtstreeks toegang hebben tot hun afgeschermde gedeelte van de database.

Categories