Safe Harbor-privacybeleid

Inleiding

Yardi Systems, Inc. (“Yardi”) is een toonaangevende leverancier van asset- en vastgoedmanagementsoftware voor de vastgoedsector. Dankzij Yardi Cloud Services kunnen bedrijven zich op hun kerntaken richten terwijl het beheer van servers, databases en toepassingen wordt overgelaten aan de IT-afdeling van Yardi. Yardi vindt het belangrijk om de Vastgoedmanagementgegevens van klanten die het bedrijf host goed te beschermen. In dit Safe Harbor-privacybeleid (“Beleid”) worden de privacybeginselen uiteengezet die Yardi aanhoudt met betrekking tot de Vastgoedmanagementgegevens van de klanten uit de Europese Unie (EU) die worden gehost in de Verenigde Staten. Dit Beleid is van toepassing op Yardi, het bedrijf dat handelt als Agent en dat Vastgoedmanagementgegevens voor klanten host.

Safe Harbor

De Richtlijn van de Europese Commissie betreffende Gegevensbescherming werd van kracht in oktober 1998. Hiermee werd verboden om persoonsgegevens over te dragen aan landen buiten de Europese Unie die niet voldoen aan de EU-norm voor privacybescherming. Het Amerikaanse Ministerie van Handel heeft in overleg met de Europese Commissie een set beginselen ontwikkeld, de ‘Safe Harbor-beginselen’ genaamd, om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens die worden overgedragen vanuit de EU aan de Verenigde Staten voldoende beschermd zouden worden. In het kader van onze belofte om de privacy van de klant te beschermen houdt Yardi zich aan deze Safe Harbor-beginselen.

Toepassingsgebied

Dit Beleid is van toepassing op alle Vastgoedmanagementgegevens vanuit de EU die in de Verenigde Staten worden gehost door middel van Yardi Cloud Services.

Definities

“Yardi” betekent Yardi Systems, Inc.

“Yardi Cloud Services” is gebaseerd op datacenters van wereldklasse. Om volledige redundantie te bereiken en om de risico’s tot een minimum te beperken werkte Yardi samen met zorgvuldig geselecteerde aanbieders van ruimte in datacenters — waaronder Savvis en SunGard — bij het opzetten van meerdere locaties waar het deskundige team IT-professionals van Yardi klantgegevens kan hosten, onderhouden en back-uppen.

“Vastgoedmanagementgegevens” betekent gegevens met betrekking tot (ver)huren en het beheer van assets en vastgoed, met inbegrip van bezetting, leegstand, rekeningsaldi, vervaldatums van huurcontracten, grootboeken, inkomsten, budgetten, kostenposten, taxaties, prijsstelling en huurdersinformatie.

“Agent” betekent derde partij die de Vastgoedmanagementgegevens van klanten host die de klant kan gebruiken.

Beginselen

Doorlopende overdrachten

Als Agent moet Yardi de consumentenprivacy beschermen en zich houden aan de Safe Harbor-beginselen met betrekking tot de Vastgoedmanagementgegevens die het bedrijf voor zijn klanten host.

Beveiliging

Yardi zal de juiste voorzorgsmaatregelen treffen om de Vastgoedmanagementgegevens van de klant die in het bezit zijn van het bedrijf te beschermen tegen verlies, toegang door onbevoegden, bekendmaking, aanpassing en vernietiging. Yardi beschikt over de juiste fysieke en elektronische middelen om dergelijke Vastgoedmanagementgegevens te beveiligen. Yardi kan de veiligheid van informatie op of verzonden via internet niet garanderen.

Integriteit van gegevens

Yardi gebruikt persoonsgegevens alleen op een manier die verenigbaar is met de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld of nadien zijn toegestaan door de desbetreffende persoon. Yardi zal de juiste stappen ondernemen om te waarborgen dat persoonsgegevens relevant zijn voor het beoogde gebruik en accuraat, volledig en actueel zijn.

Toegang

Yardi verschaft toegang aan de klant wiens gegevens het bedrijf host om inaccurate Vastgoedmanagementgegevens te corrigeren, aan te passen en te verwijderen. Voor beveiligingsdoeleinden wordt de toegang pas verschaft nadat de identiteit is geverifieerd.

Uitvoering

Yardi herziet dit Beleid periodiek en controleert dan of het nauwkeurig is, geïmplementeerd is, toegankelijk is en of het conform andere beleidsdocumenten van Yardi is. Tegen werknemers van wie Yardi vaststelt dat hij/zij dit Beleid schendt, worden disciplinaire maatregelen getroffen; in het ergste geval volgt beëindiging van het dienstverband.

Aanpassingen

Dit Beleid mag van tijd tot tijd worden aangepast, zodat het overeenkomt met de vereisten van de Safe Harbor-beginselen.

Contactinformatie

Vragen, opmerkingen of klachten met betrekking tot dit Beleid of gegevensverzameling- en verwerkingspraktijken kunnen worden gestuurd aan:

Yardi Systems, Inc.

Attn: Legal Department

430 S. Fairview Ave.
Goleta, CA 93117

Datum inwerkingtreding: 1 augustus 2012

Ga naar www.export.gov/safeharbor/ indien u meer wilt weten over het Safe Harbor-programma en om Yardi’s certificering te bekijken.

Categories